Protocol toewijzing huurwoningen aan kandidaat- huurders en beheerproces voor privacygegevensbescherming
Nestcare Verhuurmakelaar werkt strikt in het kader van de Wet Goed Verhuurderschap en heeft tot doel voor alle betrokken partijen inzichtelijk te maken hoe de toewijzing van een huurwoning tot stand komt. Hieronder wordt het Protocol beschreven dat wij volgen en dat gericht is op het voorkomen van (woon)discriminatie.
1. Definities:
Nestcare Verhuurmakelaar (hierna “Verhuurmakelaar”): (Een medewerker van) de verhuurmakelaar die een woning in opdracht van de opdrachtgever te huur aanbiedt en daartoe rechtsgeldig is gemachtigd.
Opdrachtgever: De tot verhuur van de woning gerechtigde (rechts)persoon of (rechts)personen die de verhuurmakelaar heeft ingeschakeld om in diens/hun te belang te bemiddelen bij de verhuur van een woning.
Kandidaat-huurder: Een natuurlijk persoon/entiteit die interesse toont in een door de verhuurmakelaar namens de opdrachtgever aangeboden huurwoning.
2. Doel van bemiddeling:
Opdrachtgever heeft als doel om de betreffende huurwoning te verhuren aan de meest geschikte kandidaat-huurder. Dit is een kandidaat-huurder waarvan het zo aannemelijk mogelijk is dat deze correct en tijdig aan alle verplichtingen kan voldoen die uit een huurovereenkomst voortvloeien en op de best passende termijn. Het onderscheid tussen kandidaat-huurders geschiedt door objectieve
rechtvaardiging. Onderscheid tussen kandidaat huurders dient een legitiem doel en de verhuurmakelaar zal daar passend en evenredig naar handelen.
3. Te verkrijgen basisinformatie van de kandidaat-huurder:
4.2 Bron van inkomen/soort arbeidsovereenkomst
4.3 Hoogte van het inkomen
Na een eventuele minimale inkomenseis heeft het hoogste (gezamenlijke) inkomen de voorkeur. Dit geeft opdrachtgever de meeste financiële zekerheid ten aanzien van de nakoming van de financiële verplichtingen uit de huurovereenkomst.
4.4 Gedegen en controleerbaar positief huurverleden
Een kandidaat-huurder met een positieve en verifieerbare verhuurdersverklaring heeft de voorkeur. Kandidaat-huurders zonder aantoonbaar huurverleden is maatwerk, want dat vergt nadere informatie of onderzoek.
4.5 Een positieve screening van ID bewijs en solvabiliteit
Een kandidaat-huurder kan een woning alleen toegewezen krijgen onder het voorbehoud dat de identiteit kan worden geverifieerd en de financiële draagkracht in orde is. Om dit te toetsen voert de verhuurmakelaar een grondige screening uit. Een onderdeel van deze screening is een handmatige controle op echtheidskenmerken van het ID uitgevoerd door de verhuurmakelaar. Deze controle kan bijvoorbeeld met de DutchID-App worden uitgevoerd die door de Nederlandse overheid wordt aangeboden. De uitslag van deze screening kan leiden tot een afwijzing (ook na een initiële toewijzing).
4.6 Samenstelling huishouden
Het is belangrijk dat er een passende bewonerssamenstelling geldt per woning. Dit om overlast en schade te voorkomen, maar ook om bijvoorbeeld overbewoning van woningen te voorkomen. Er zal daarom bij toewijzing rekening worden gehouden met de bewonerssamenstelling per woning. Afhankelijk van het type woning hebben bepaalde samenstellingen de voorkeur. Dit is maatwerk per woning.
4.7 Passendheid in (de omgeving van) de aangeboden woning
In sommige gevallen kan de ligging van de huurwoning of de eigenschappen daarvan ertoe leiden dat bepaalde kandidaat-huurders in beginsel meer geschikt zijn dan anderen.
4.8 Gunning opdrachtgever
Voor iedere aangeboden woning geldt dat opdrachtgever uiteindelijk de keuze maakt tussen de kandidaat-huurders. De verhuurmakelaar heeft op de uiteindelijke keuze geen invloed. De verhuurmakelaar onthoudt zich van iedere vorm van (medewerking aan) discriminatie ten aanzien van toewijzing van huurwoningen aan kandidaat- huurders. De verhuurmakelaar draagt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor het handelen van haar opdrachtgevers. In verband met de privacywetgeving is de verhuurmakelaar niet bevoegd om basisinformatie van kandidaat-huurders aan derden te verstrekken.
5. Beheerproces voor Privacygegevensbescherming
Nestcare verhuurmakelaar voldoet volledig aan de beginselen van gegevensbescherming en presteert binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet. Het gegevensbeschermingsbeheerproces dat we volgen, wordt hieronderbeschreven:
Toegang tot gegevens:
Gegevens wijzigen en verwijderen:
Melding datalekken:
Gegevensverzoekproces:
Heeft u vragen of wilt u hierover meer informatie ontvangen, neem dan gerust contact met ons op info@nestcare.nl
1. Definities:
Nestcare Verhuurmakelaar (hierna “Verhuurmakelaar”): (Een medewerker van) de verhuurmakelaar die een woning in opdracht van de opdrachtgever te huur aanbiedt en daartoe rechtsgeldig is gemachtigd.
Opdrachtgever: De tot verhuur van de woning gerechtigde (rechts)persoon of (rechts)personen die de verhuurmakelaar heeft ingeschakeld om in diens/hun te belang te bemiddelen bij de verhuur van een woning.
Kandidaat-huurder: Een natuurlijk persoon/entiteit die interesse toont in een door de verhuurmakelaar namens de opdrachtgever aangeboden huurwoning.
2. Doel van bemiddeling:
Opdrachtgever heeft als doel om de betreffende huurwoning te verhuren aan de meest geschikte kandidaat-huurder. Dit is een kandidaat-huurder waarvan het zo aannemelijk mogelijk is dat deze correct en tijdig aan alle verplichtingen kan voldoen die uit een huurovereenkomst voortvloeien en op de best passende termijn. Het onderscheid tussen kandidaat-huurders geschiedt door objectieve
rechtvaardiging. Onderscheid tussen kandidaat huurders dient een legitiem doel en de verhuurmakelaar zal daar passend en evenredig naar handelen.
3. Te verkrijgen basisinformatie van de kandidaat-huurder:
- Naam (voor- en achternaam)
- Huidig adres en woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Kopie ID-bewijs (BSN-nummer en de pasfoto mogen worden
- afgeschermd)
- Samenstelling gezin: alleenwonend, samenwonend, met of zonder kinderen
- Hoogte van totaal maandelijks netto-inkomen
- Inkomensverklaring van de belastingdienst
- Arbeidsovereenkomst(en) en/of werkgeversverklaring(en)
- Inkomensbewijzen (salarisspecificatie en recente bankafschriften met daarop het nettoloon)
- Bedrag van huidige huur
- Een verhuurdersverklaring
- De informatie die noodzakelijk is om vast te stellen of de kandidaat- huurder(s) in aanmerking kom(t/en) voor een huisvestigingsvergunning (als het verkrijgen daarvan vereist is in de gemeente waar de woning is gelegen).
- Etnische of culturele achtergrond
- Religieuze identiteit
- Politieke voorkeur
- Seksuele gerichtheid
- Genderidentiteit en/of -expressie
- Lichamelijke of geestelijke gezondheid
4. Criteria waar rekening mee gehouden wordt bij toewijzing:
4.1 Reactiesnelheid
In de basis geldt: wie het eerst komt, die het eerst maalt. Het initiatief om op een aangeboden woning te reageren ligt bij kandidaat-huurders. In geval van veel reacties kan het dus voorkomen dat bepaalde kandidaat-huurders niet meer worden uitgenodigd voor een bezichtiging en worden afgewezen.
4.1 Reactiesnelheid
In de basis geldt: wie het eerst komt, die het eerst maalt. Het initiatief om op een aangeboden woning te reageren ligt bij kandidaat-huurders. In geval van veel reacties kan het dus voorkomen dat bepaalde kandidaat-huurders niet meer worden uitgenodigd voor een bezichtiging en worden afgewezen.
4.2 Bron van inkomen/soort arbeidsovereenkomst
Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met een van goede naam en faam bekendstaande werkgever heeft de voorkeur. Dit geeft opdrachtgever de meeste financiële zekerheid. Tijdelijke arbeidsovereenkomsten, (recent) zelfstandig ondernemerschap en andere vormen van inkomstenbronnen zoals alimentatie, een stagevergoeding, een garantstelling door derden, een erfenis, huurinkomsten etc., kunnen wel degelijk ook leiden tot toewijzing van een huurwoning, maar dat is maatwerk.
4.3 Hoogte van het inkomen
Na een eventuele minimale inkomenseis heeft het hoogste (gezamenlijke) inkomen de voorkeur. Dit geeft opdrachtgever de meeste financiële zekerheid ten aanzien van de nakoming van de financiële verplichtingen uit de huurovereenkomst.
4.4 Gedegen en controleerbaar positief huurverleden
Een kandidaat-huurder met een positieve en verifieerbare verhuurdersverklaring heeft de voorkeur. Kandidaat-huurders zonder aantoonbaar huurverleden is maatwerk, want dat vergt nadere informatie of onderzoek.
4.5 Een positieve screening van ID bewijs en solvabiliteit
Een kandidaat-huurder kan een woning alleen toegewezen krijgen onder het voorbehoud dat de identiteit kan worden geverifieerd en de financiële draagkracht in orde is. Om dit te toetsen voert de verhuurmakelaar een grondige screening uit. Een onderdeel van deze screening is een handmatige controle op echtheidskenmerken van het ID uitgevoerd door de verhuurmakelaar. Deze controle kan bijvoorbeeld met de DutchID-App worden uitgevoerd die door de Nederlandse overheid wordt aangeboden. De uitslag van deze screening kan leiden tot een afwijzing (ook na een initiële toewijzing).
4.6 Samenstelling huishouden
Het is belangrijk dat er een passende bewonerssamenstelling geldt per woning. Dit om overlast en schade te voorkomen, maar ook om bijvoorbeeld overbewoning van woningen te voorkomen. Er zal daarom bij toewijzing rekening worden gehouden met de bewonerssamenstelling per woning. Afhankelijk van het type woning hebben bepaalde samenstellingen de voorkeur. Dit is maatwerk per woning.
4.7 Passendheid in (de omgeving van) de aangeboden woning
In sommige gevallen kan de ligging van de huurwoning of de eigenschappen daarvan ertoe leiden dat bepaalde kandidaat-huurders in beginsel meer geschikt zijn dan anderen.
4.8 Gunning opdrachtgever
Voor iedere aangeboden woning geldt dat opdrachtgever uiteindelijk de keuze maakt tussen de kandidaat-huurders. De verhuurmakelaar heeft op de uiteindelijke keuze geen invloed. De verhuurmakelaar onthoudt zich van iedere vorm van (medewerking aan) discriminatie ten aanzien van toewijzing van huurwoningen aan kandidaat- huurders. De verhuurmakelaar draagt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor het handelen van haar opdrachtgevers. In verband met de privacywetgeving is de verhuurmakelaar niet bevoegd om basisinformatie van kandidaat-huurders aan derden te verstrekken.
5. Beheerproces voor Privacygegevensbescherming
Nestcare verhuurmakelaar voldoet volledig aan de beginselen van gegevensbescherming en presteert binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet. Het gegevensbeschermingsbeheerproces dat we volgen, wordt hieronderbeschreven:
Gegevensverzameling: Verzamel de persoonlijke gegevens van kandidaat- huurders die alleen nodig zijn voor het verhuurproces, zoals beschreven in sectie 3 van Protocol toewijzing huurwoningen aan kandidaat huurders.
Gegevensopslag: Bewaar de persoonlijke gegevens van kandidaat-huurders op een veilige en vertrouwelijke manier. Implementeer passende beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonlijke gegevens te voorkomen. Bewaar de persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor het doel van de verzameling.
Toegang tot gegevens:
Huurders hebben het recht om te weten hoe hun persoonlijke gegevens worden gebruikt. Als een huurder informatie vraagt over zijn gegevens, moet de verhuurmakelaar hem deze informatie verstrekken. In verband met de privacywetgeving is de verhuurmakelaar niet bevoegd om basisinformatie van kandidaat huurders aan derden te verstrekken.
Gegevens wijzigen en verwijderen:
Indien de persoonsgegevens van de huurder onjuist of onvolledig zijn, heeft de huurder het recht om deze te laten corrigeren. Op dezelfde manier kunnen kandidaat- huurders verzoeken dat hun gegevens worden verwijderd. De verhuurmakelaar zal hun gegevens op een veilige en onomkeerbare manier verwijderen.
Melding datalekken:
Bij een datalek moet de verhuurmakelaar dit binnen 72 uur melden bij het Dutch DPA (Autoriteit Persoonsgegevens).
Gegevensverzoekproces:
U heeft recht op inzage, correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke we van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij zullen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Wij zullen in beginsel binnen vier weken op een verzoek tot inzage of correctie verzoek reageren. In geval van een verzoek tot verwijdering zullen wij de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten. Als we niet tegemoet kunnen komen aan een verzoek zullen we u dit gemotiveerd laten weten.
Wij zullen in beginsel binnen vier weken op een verzoek tot inzage of correctie verzoek reageren. In geval van een verzoek tot verwijdering zullen wij de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten. Als we niet tegemoet kunnen komen aan een verzoek zullen we u dit gemotiveerd laten weten.
Heeft u vragen of wilt u hierover meer informatie ontvangen, neem dan gerust contact met ons op info@nestcare.nl